Jambi – Tak berhenti berinovasi memanfaatkan teknologi digital, Bagian Informasi Teknologi (IT) PTPN VI kembali ciptakan aplikasi berbasis web. Kali ini diberi nama Enterprise Document Control (EDC).
Menilik dari namanya, EDC adalah tempat menyimpan semua dokumen PTPN VI. Di ruang rapat Gedung PTPN lantai dua, aplikasi ciptaan IT PTPN ini di luncurkan, Selasa (06/02/2023).
“”EDC kami ciptakan untuk semua dokumen perusahaan dari dulu sejak perusahaan berdiri hingga saat ini. Ini tempat penyimpanan digital,”” kata Kepala Bagian (Kabag) IT PTPN, Rio Herman.
Ide penciptaan ini, kata Rio, bertolak dari seringnya beberapa bagian mencari dokumen seperti Surat Keputusan, Surat Edaran, Standard Operational Procedure (SOP) serta lainnya yang menjadi patokan sejak lama dan terkini yang kadang membutuhkan waktu lama.
“”Kami ciptakan EDC, dokumen yang ada semua kami masukan. Jadi yang butuhkan dokumen bisa mengambil dengan cara mendownload sesuai kebutuhan,”” papar Rio.
Untuk keamanan, katanya, dokumen yang di download di beri tanda SALINAN, identitas pengguna yang melakukan akses, serta tanggal dan waktu saat dokumen tsb diakses. Dengan demikian, berarti dokumen yang tercetak nantinya jelas berasal dari aplikasi EDC karena sudah ada kode unik.
Orang yang masuk ke aplikasi EDC, jelas Rio diberikan password khusus dan ketika sudah masuk harus mengganti password lagi dengan menyertakan nomor induk karyawan semua otomatis tercatat rinci di aplikasi EDC.
“Kami akan tahu siapa yang download, kapan waktunya dan dokumen apa. Jadi lebih mudah melacak bila siapa yang pegang dokumen tu, saat berada ditangan orang tidak bertanggung jawab,” tutup rio (Rhadi)